Microsoft Word’de doküman üzerinde birebir değişiklik yapmadan düzeltme okuması yapabiliceğiniz, direk müdahale etmeden önerilerinizi belirtebileceğiniz, imza hatalarını düzeltebileceğiniz özel bir takip sistemi bulunmaktadır. Böylece dokümanda yapılan tüm değişiklileri takip edebilir, uygun görmediğiniz veya önemli olarak değerlendirmeniz değişiklikleri iptal edebilirsiniz. Bu işlemi çıktısı alınmış bir doküman üzerinde işaretleme kalemleri (marker) veya kırmızı kalem ile yaptığınız kontrol okumalarına benzetebilirsiniz.
Dokümandaki değişiklikleri izlemek için Gözden Geçir menüsünden Değişiklikleri İzle seçeneğini aktif etmeniz gerekmektedir.
Bu seçenek aktif edildikten sonra yapılan düzenlemeler artık aşağıdaki gibi görüntülenmeye başlayacaktır.
Bu seçenek aktif olduktan sonra yapılan tüm değişiklikler doküman üzerinde direk uygulanmaz. Not olarak işaretlenir.
Değişiklikleri Onaylama veya Red Etme
Doküman üzerinde hali hazırda işaretli olan değişiklikleri onaylamak veya red etmek için Gözden Geçir menüsündeki Kabul Et veya Red Et komutları kullanılabilir. Eğer o an işlem yapılmak istenmiyor sadece değişiklikleri taramak, incelemek isteniyorsa Sonraki veya Önceki komutları kullanılabilir.
Kabul Et veya Red Et komutlarından biri seçildiği zaman işaretleme kaldırılır, bir sonraki düzeltmeye otomatik geçilir.
Tüm değişiklikleri kabul etmek için Kabul Et komutu içerisinde olan Tüm Değişiklikleri Kabul Et seçeneği kullanılabilir.
İşlem bittikten sonra Değişiklikleri İzle seçeneği tekrar kapatılır.
Gözden Geçirme Görünüm Seçenekleri
Eğer çok fazla düzeltme varsa, dokümanı okumanız veya tekrar kontrol etmeniz zorlaşır. Bu noktada, Microsoft Word gözden geçirme görünümünü değiştirme olanağı bize sunmaktadır. 4 temel farklı gözden geçirme görünümü vardır.
- Basit İşaretleme: Dokümanda yapılan tüm değişikler uygulanmış gibi gösterir fakat sağ tarafta değişikliklerin notları görüntülenmeye devam eder.
- Tüm İşaretleme: Tüm düzeltmeler açık ve uygulanmamış olarak gösterir.
- İşaretleme Yok: Dokümanda yapılan tüm değişiklikleri uygulanmış gibi gösterir, final halini gösterir. Tüm değişikleri gizler.
- Özgün: Dokümanın orijinal halini gösterir. Tüm değişiklikleri gizler.
Gözden Geçirme Görünümünü Özelleştirme
Değişiklikleri daha vurgulu ve belirgin hale getirmek veya biçimini özelleştirebilirsiniz. Bunun için İşaretlemeleri Göster komutu içerisindeki seçenekler kullanılabilir. Yapılan biçimsel değişikleri yazılı olarak görmek istiyorsanız İşaretlemeleri Göster komutu içerisindeki Balonlar seçeneğinden Düzeltmeleri Balonlarda Göster parametresi aktif edilir.
Böylece tüm yapılan düzenlemeler detaylı olarak dokümanın sağ tarafında görüntülenir.
